Resumen de charla en el Colegio de Administradores de Fincas de Sevilla (I)

El pasado día 3 de octubre se celebró en el Ilustre Colegio de Administradores de fincas unas jornadas formativas entre las que se impartió un módulo dirigido a la formación de los administradores de fincas en materia de protección de datos personales.

Este módulo fue impartido por el Director del Área Jurídica de AGDATA, empresa asesora del Colegio en materia LOPD, D. Casimiro Galán Garrido, Abogado especialista en Protección de Datos Personales.

          En dichas jornadas se hizo un amplio repaso a las obligaciones que los administradores de fincas deben hacer frente con respecto a esta materia, reseñando las responsabilidades para sus despachos, así como para sus clientes, las comunidades de propietarios.

            De igual modo, se resolvieron ejercicios específicos con tres casos prácticos adaptados al día a día de los colegiados.

            1º.- Caso en el que se plantean las medidas a adoptar cuando se realiza un proceso de selección de personal para aumentar la plantilla del despacho.

2º.- Pasos a dar cuando tenemos a una nueva comunidad de propietarios como cliente, y que debemos hacer cuando deja de serlo.

       3º.- Que debemos hacer cuando un vecino de una comunidad de propietarios nos solicita visionar las imágenes grabadas por cámaras de un día determinado.

            Tras la resolución de los casos prácticos, tuvimos un animado turno de preguntas entre las que queremos destacar algunas de las muchas que se formularon con su correspondiente respuesta a fin de que os pueda resultar útil.

-          ¿Qué medidas debe tomar el administrador para que no le influya un posible robo de datos?

En este sentido, el administrador debe adoptar todas las medidas de índole técnica y organizativa para evitar que ese robo se produzca. Ello conlleva a que los datos deben estar salvaguardados evitando accesos no autorizados de forma física (en lugares con acceso restringido con cerradura), o utilizando instrumentos de software como antivirus, cortafuegos, etc.,… que impidan en todo momento el acceso fraudulento a vuestra red a fin de robar datos.

-          ¿Qué hacer si los cuerpos de Seguridad del Estado nos piden que facilitemos datos determinados?

En estos casos, y previa identificación de los agentes solicitantes, estamos obligados a facilitar cualquier información que se nos solicite por parte de los cuerpos de seguridad del estado (por ejemplo imágenes).

-          ¿Además del administrador, las CC.PP. también deben inscribir el fichero en la AEPD?

En efecto, puesto que se trata de ficheros diferentes, por lo que la obligación es exigible en ambos casos.

-          Si los Currículos se destruyen cuando han sido estudiados, ¿es necesario tener inscrito un fichero en el Registro de la AEPD?

En el caso en que se reciban currículos por correo electrónico o en papel es conveniente declarar un fichero en la Agencia que tenga esa finalidad. Ahora bien, si se destruyen o borran en el momento de su recepción y no se conservan, no es exigible.