El
pasado día 3 de octubre se celebró en el Ilustre Colegio de Administradores de
fincas unas jornadas formativas entre las que se impartió un módulo dirigido a
la formación de los administradores de fincas en materia de protección de datos
personales.
Este
módulo fue impartido por el Director del
Área Jurídica de AGDATA, empresa asesora del Colegio en materia LOPD, D.
Casimiro Galán Garrido, Abogado especialista en Protección de Datos Personales.
En dichas jornadas se hizo un amplio
repaso a las obligaciones que los administradores de fincas deben hacer frente
con respecto a esta materia, reseñando las responsabilidades para sus
despachos, así como para sus clientes, las comunidades de propietarios.
De igual modo, se resolvieron
ejercicios específicos con tres casos prácticos adaptados al día a día de los
colegiados.
1º.- Caso en el que se plantean las
medidas a adoptar cuando se realiza un proceso de selección de personal para
aumentar la plantilla del despacho.
2º.- Pasos a dar cuando tenemos
a una nueva comunidad de propietarios como cliente, y que debemos hacer cuando
deja de serlo.
3º.- Que debemos hacer cuando un
vecino de una comunidad de propietarios nos solicita visionar las imágenes
grabadas por cámaras de un día determinado.
Tras la resolución de los casos
prácticos, tuvimos un animado turno de preguntas entre las que queremos
destacar algunas de las muchas que se formularon con su correspondiente
respuesta a fin de que os pueda resultar útil.
-
¿Qué medidas debe tomar el
administrador para que no le influya un posible robo de datos?
En este sentido, el
administrador debe adoptar todas las medidas de índole técnica y organizativa
para evitar que ese robo se produzca. Ello conlleva a que los datos deben estar
salvaguardados evitando accesos no autorizados de forma física (en lugares con
acceso restringido con cerradura), o utilizando instrumentos de software como
antivirus, cortafuegos, etc.,… que impidan en todo momento el acceso
fraudulento a vuestra red a fin de robar datos.
-
¿Qué hacer si los cuerpos de
Seguridad del Estado nos piden que facilitemos datos determinados?
En estos casos, y previa
identificación de los agentes solicitantes, estamos obligados a facilitar
cualquier información que se nos solicite por parte de los cuerpos de seguridad
del estado (por ejemplo imágenes).
-
¿Además del administrador, las CC.PP.
también deben inscribir el fichero en la AEPD?
En efecto, puesto que se trata
de ficheros diferentes, por lo que la obligación es exigible en ambos casos.
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Si los Currículos se destruyen
cuando han sido estudiados, ¿es necesario tener inscrito un fichero en el
Registro de la AEPD?
En el caso en que se reciban
currículos por correo electrónico o en papel es conveniente declarar un fichero
en la Agencia que tenga esa finalidad. Ahora bien, si se destruyen o borran en
el momento de su recepción y no se conservan, no es exigible.
